Dokumentationspflichten im Vergabeverfahren

Ziel des Seminars ist es, die Dokumentationspflichten im Vergabeverfahren unterhalb und oberhalb der Schwellenwerte unter Berücksichtigung der neuesten Rechtsprechung zu beleuchten. 
 
Das Bewusstsein für eine vergaberechtskonforme Dokumentation wird geschärft und eingeübt. Hierbei werden insbesondere immer wieder auftretende Fallstricke bei der Dokumentation besprochen und anhand von Praxisbeispielen erläutert. Dem Referenten ist der Dialog mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern wichtig.

  1. Grundsätzliche vergaberechtliche Anforderungen, § 8 VgV
    • Aufbau des Vergabevermerks
    • Strukturierung der Vergabeakte
    • Zeitpunkt der Dokumentation: Beginn und Ende der Dokumentation
    • Form der Dokumentation
    • Heilungsmöglichkeiten von Dokumentationsmängeln im Nachprüfungsverfahren
  2. Einzelheiten zur Dokumentation in Sonderkonstellationen
    • Dokumentation zum Gebot der Losaufteilung, von der Losbildung bis zur Loslimitierung
    • Dokumentation von Gesamtvergaben am Beispiel der Vergabe an einen Generalunternehmer
    • Dokumentation von Produktvorgaben und Alleinstellungsmerkmalen
    • Dokumentation von Nebenangeboten
    • Aufhebungsentscheidung vergaberechtskonform dokumentieren
  3. Einbindung und Nutzung von e-Vergabeplattformen 
    • Überblick der Plattformen
    • Schnittstellen zur Übermittlung der Vergabeakte an Vergabekammern
    • Dokumentationsanforderung bei technischen Fehlern der Vergabeplattform, insbesondere kurz vor Ablauf der Fristen
    • Gestaltung von Frage- und Antwortkatalogen auf Bieterfragen 
  4. Zuwendungs- und beihilfenrechtliche Anforderungen
    • Dokumentationsanforderungen aus den Allgemeinen Nebenbestimmungen von Zuwendungsbescheiden
    • Folgen von fehlerhafter Dokumentation bei Fördermitteln
    • Beihilfenrechtliche Dokumentationsvoraussetzungen nach De-minimis, AGVO und Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse
  5. Auskunftsansprüche von Bietern in die Dokumentation
    • Anforderungen an die Vorabinformation nach § 134 GWB
    • Anspruch auf Akteneinsicht im Nachprüfungsverfahren
    • Überblick über weitere Informationsansprüche


Das Seminar richtet sich an alle Personen, die mit der Dokumentation von Vergabeverfahren befasst sind, z.B. Mitarbeiter aus Behörden/Vergabestellen sowie Bau- und Dienstleistungsunternehmen, Architekten, Ingenieure und Juristen.


Referent

Matthias Mehlwitz LL.M.

Rechtsanwalt und Fachanwalt für Vergaberecht

ist bei der Luther Rechtsanwaltsgesellschaft tätig. Sein Referendariat absolvierte er zuvor mit Stationen bei der Vergabekammer Rheinland am Spruchkörper Düsseldorf und an der Deutschen Universität für Verwaltungswissenschaften Speyer, an der er 2019 auch den LL.M.-Studiengang "Staat und Verwaltung in Europa" erfolgreich vollendete. Parallel dazu arbeitete er als Wissenschaftlicher Mitarbeiter und anschließend als Rechtsanwalt in einer auf das Vergabe- und Beihilferecht spezialisierten mittelständischen Wirtschaftskanzlei. Die Beratungstätigkeit von Matthias Mehlwitz hat seitdem zwei Schwerpunkte: das Vergaberecht und das EU-Beihilferecht. Im Vergaberecht konzentriert er sich auf die Begleitung von öffentlichen Auftraggebern oder Bietern bei EU-Vergabeverfahren, nationalen Ausschreibungen oder strukturierten Bieterverfahren. In komplexen Verfahren übernimmt er regelmäßig die Funktion einer externen Vergabestelle für öffentliche Auftraggeber. Seine Aufgaben sind die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen, die Auswertung von Teilnahmeanträgen und Angeboten sowie die Organisation und Durchführung von Bieterpräsentationen und Verhandlungsterminen. Die gesamte Dokumentation und Steuerung des Vergabeverfahrens über eine E-Vergabeplattform zählen ebenfalls zu seinen relevanten Aufgaben. In Vergabenachprüfungsverfahren tritt er vor der Vergabekammer oder in der Beschwerdeinstanz bei den Oberlandesgerichten auf.


Gesamteindruck

(4,7 von 5 Sternen)

Inhalt

(5,0 von 5 Sternen)

Art der Präsentation

(4,8 von 5 Sternen)

Stoffumfang

(4,5 von 5 Sternen)

Betreuung durch IBR-Seminare

(4,8 von 5 Sternen)

Seminarunterlagen

(4,8 von 5 Sternen)
Basierend auf 6 Bewertungen

Ziel des Seminars ist es, die Dokumentationspflichten im Vergabeverfahren unterhalb und oberhalb der Schwellenwerte unter Berücksichtigung der neuesten Rechtsprechung zu beleuchten. 
 
Das Bewusstsein für eine vergaberechtskonforme Dokumentation wird geschärft und eingeübt. Hierbei werden insbesondere immer wieder auftretende Fallstricke bei der Dokumentation besprochen und anhand von Praxisbeispielen erläutert. Dem Referenten ist der Dialog mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern wichtig.
  1. Grundsätzliche vergaberechtliche Anforderungen, § 8 VgV
    • Aufbau des Vergabevermerks
    • Strukturierung der Vergabeakte
    • Zeitpunkt der Dokumentation: Beginn und Ende der Dokumentation
    • Form der Dokumentation
    • Heilungsmöglichkeiten von Dokumentationsmängeln im Nachprüfungsverfahren
  2. Einzelheiten zur Dokumentation in Sonderkonstellationen
    • Dokumentation zum Gebot der Losaufteilung, von der Losbildung bis zur Loslimitierung
    • Dokumentation von Gesamtvergaben am Beispiel der Vergabe an einen Generalunternehmer
    • Dokumentation von Produktvorgaben und Alleinstellungsmerkmalen
    • Dokumentation von Nebenangeboten
    • Aufhebungsentscheidung vergaberechtskonform dokumentieren
  3. Einbindung und Nutzung von e-Vergabeplattformen 
    • Überblick der Plattformen
    • Schnittstellen zur Übermittlung der Vergabeakte an Vergabekammern
    • Dokumentationsanforderung bei technischen Fehlern der Vergabeplattform, insbesondere kurz vor Ablauf der Fristen
    • Gestaltung von Frage- und Antwortkatalogen auf Bieterfragen 
  4. Zuwendungs- und beihilfenrechtliche Anforderungen
    • Dokumentationsanforderungen aus den Allgemeinen Nebenbestimmungen von Zuwendungsbescheiden
    • Folgen von fehlerhafter Dokumentation bei Fördermitteln
    • Beihilfenrechtliche Dokumentationsvoraussetzungen nach De-minimis, AGVO und Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse
  5. Auskunftsansprüche von Bietern in die Dokumentation
    • Anforderungen an die Vorabinformation nach § 134 GWB
    • Anspruch auf Akteneinsicht im Nachprüfungsverfahren
    • Überblick über weitere Informationsansprüche

Das Seminar richtet sich an alle Personen, die mit der Dokumentation von Vergabeverfahren befasst sind, z.B. Mitarbeiter aus Behörden/Vergabestellen sowie Bau- und Dienstleistungsunternehmen, Architekten, Ingenieure und Juristen.

Referent

Matthias Mehlwitz LL.M.

Rechtsanwalt und Fachanwalt für Vergaberecht
ist bei der Luther Rechtsanwaltsgesellschaft tätig. Sein Referendariat absolvierte er zuvor mit Stationen bei der Vergabekammer Rheinland am Spruchkörper Düsseldorf und an der Deutschen Universität für Verwaltungswissenschaften Speyer, an der er 2019 auch den LL.M.-Studiengang "Staat und Verwaltung in Europa" erfolgreich vollendete. Parallel dazu arbeitete er als Wissenschaftlicher Mitarbeiter und anschließend als Rechtsanwalt in einer auf das Vergabe- und Beihilferecht spezialisierten mittelständischen Wirtschaftskanzlei. Die Beratungstätigkeit von Matthias Mehlwitz hat seitdem zwei Schwerpunkte: das Vergaberecht und das EU-Beihilferecht. Im Vergaberecht konzentriert er sich auf die Begleitung von öffentlichen Auftraggebern oder Bietern bei EU-Vergabeverfahren, nationalen Ausschreibungen oder strukturierten Bieterverfahren. In komplexen Verfahren übernimmt er regelmäßig die Funktion einer externen Vergabestelle für öffentliche Auftraggeber. Seine Aufgaben sind die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen, die Auswertung von Teilnahmeanträgen und Angeboten sowie die Organisation und Durchführung von Bieterpräsentationen und Verhandlungsterminen. Die gesamte Dokumentation und Steuerung des Vergabeverfahrens über eine E-Vergabeplattform zählen ebenfalls zu seinen relevanten Aufgaben. In Vergabenachprüfungsverfahren tritt er vor der Vergabekammer oder in der Beschwerdeinstanz bei den Oberlandesgerichten auf.

Gesamteindruck

(4,7 von 5 Sternen)

Inhalt

(5,0 von 5 Sternen)

Art der Präsentation

(4,8 von 5 Sternen)

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Betreuung durch IBR-Seminare

(4,8 von 5 Sternen)

Seminarunterlagen

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Basierend auf 6 Bewertungen

Termine

Datum
Ort
Referenten
Preis
10.12.2026
Online
Matthias Mehlwitz LL.M.

439.00 € (zzgl. MwSt)

Terminart:
Online
Software:
ZOOM

09:30 - 11:00 Uhr
11:00 - 11:15 Uhr
Kaffeepause
11:15 - 12:45 Uhr
12:45 - 13:45 Uhr
Mittagspause
13:45 - 15:15 Uhr
15:15 - 15:30 Uhr
Kaffeepause
15:30 - 17:00 Uhr

Informationen zum Ablauf:
  • Ausführliche Seminarunterlagen in digitaler Form (ca. ein bis zwei Tage vor dem Seminar)
  • Unsere Online- und Hybrid- Seminare werden mit ZOOM durchgeführt. Den entsprechenden Link senden wir Ihnen 2 Tage vor Seminarbeginn zu.
  • Zertifikate werden im Nachgang per E-Mail versandt
  • Nach dem Seminar werden wir Ihnen per E-Mail unseren Fragebogen zukommen lassen. (Wir freuen uns über jede Rückmeldung)
  • Buchen Sie bis zum: 26.11.2026
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