Ziel des Lehrgangs: Die Teilnehmer:innen können nach dem Besuch des Lehrgangs operative Vergabeverfahrensschritte selbstständig übernehmen, wie z. B. Fristen und Abläufe zuverlässig koordinieren. Sie erlernen, Akte und Vergabevermerk strukturiert zu pflegen und Anwält:innen organisatorisch zu entlasten und inhaltlich zu unterstützen.
1. Grundlagen des Vergaberechts (Überblick)
- Was ist ein Vergabeverfahren? Warum gibt es Vergaberecht?
- Zielsetzung: Transparenz, Wettbewerb, Gleichbehandlung
- Anwendungsbereich: Wann gilt das Vergaberecht? (Schwellenwerte, EU-/nationale Verfahren)
- Arten von Vergabeverfahren (offen, nicht offen, Verhandlungsverfahren etc.)
2. Rollen im Vergabeverfahren
- Öffentlicher Auftraggeber, Vergabestelle, Vergabekammer
- Kanzlei als externer Berater des Auftraggebers
- Rolle des Vergabemanagers: Zuarbeit, Koordination, Dokumentation
3. Typische Aufgaben des Vergabemanagers in der Kanzlei
- Ausschreibungen und Bekanntmachungen entwerfen oder vorbereiten
- Teilnahmebedingungen und Formblätter strukturieren und bereitstellen
- Fristenmanagement für Bekanntmachungen, Rückfragen und Angebotsabgabe
- Kommunikation mit potenziellen Bietern über eVergabe-Plattformen
- Pflege des Vergabevermerks (Vorbereitung von Dokumentationsschritten)
- Unterstützung bei der Auswertung eingegangener Angebote nach vorgegebenen Kriterien
- Vorbereitung von Vorlagen und Entscheidungshilfen für die Auftraggeberseite
- Pflege und Archivierung der Verfahrensakte (elektronisch und analog) zur Weiterleitung an den Mandanten
4. E-Vergabe in der Praxis
- Einführung in gängige Plattformen (DTVP, eVergabe, subreport etc.)
- Anlegen von Verfahren, Einstellen von Bekanntmachungen
- Kommunikationsfunktionen und Fristenüberwachung
- Signaturanforderungen und elektronische Angebotsöffnung
5. Angebotsphase begleiten
- Bearbeitung und Dokumentation von Bieterfragen
- Koordination von Ergänzungen oder Korrekturen der Vergabeunterlagen
- Dokumentation des Ablaufes der Angebotsöffnung
- Unterstützung bei der Erstellung von Auswertungstabellen und Vergabevorschlägen
6. Dokumentation und Kommunikation
- Pflege des Vergabevermerks
- Checklisten, Mustervorlagen und Protokollierung
- Interne Kommunikation mit Mandanten und Behörden
- Sorgsamer Umgang mit sensiblen Daten und Dokumenten
7. Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
- Unvollständige oder unklare Bekanntmachungstexte
- Versäumte Fristen und unsaubere Dokumentation
- Unzulässige Kommunikation mit Bietern während der Angebotsphase
